Kilim Gazetesi
HV
03 ARALIK Cumartesi 19:51
Advert

ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİ

Gününüzün sonunda yapmak istediğiniz işleri bitirebildinizmi? Cevabınız ‘hayır’ ise yanlış zaman yönetimi sebebi olabilir

Köşe Yazıları
Giriş Tarihi : 08-10-2018 15:36   Güncelleme : 08-10-2018 15:36
ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİ
Gününüzün sonunda yapmak istediğiniz işleri bitirebildinizmi? Cevabınız ‘hayır’ ise yanlış zaman yönetimi sebebi olabilir. Bu yazımda zaman yöntemi hakkında en tanınan uygulamalar ‘best practice’ hakkında bilgi aktarmak istiyorum. Hepimizin işlerini halletmek için günde 24 saat zamanımız var. Bu zaman kavramı değşmemesine rağmen gündelik hayatımız daha hızlı bir hale geldi. Yapılması gereken işlerin miktarı ve hızı son derece arttı, ki bunu da günümüzde hızlandırılmış iletişime  (e-posta ve akıllı telefon) borçluyuz. İyi bir zaman yönetimi yaşayabilmek için etkenleri iyi analiz etmemiz ve engellememiz gerekir. Etkenleri tesbit etmek için ayrı ayrı farklı uygulamalar ve yöntemler mevcuttur. Teknik ve metodlar dışında net ilke ve amaçlar belirlenmesi gerekmektedir. Daha iyi bir zaman planlamasını uygulamak için farklı alanrada farklı yaklaşımlar uygulamanız gerekmektedir. Faaliyetlerin planlanması ve önceliklendirilmesi Amaçlı, odaklı çalışma Rasyonel telefon görüşmeleri Hayır diyebilmek Toplantılar / Konferanslar Arızalar Düzensizlik/ Dosyalama Bu alanları yedi bölüme ayırarak, yapılması gerekenler ile beraber sizlere sunuyorum. Faaliyetlerin planlanması ve önceliklendirilmesi Kendi hedeflerinizi geliştirin Dış hedefleri entegre edin ABC analizi yapın Alplen yöntemini kullanın  Eisenhower prensibi  Zaman takip Kitabı Çalımaların kesinleştirilmesi Faaliyetlerin kontrolü Amaçlı, odaklı çalışma Sistematik çalışma Çalışmanızı sahiplenin Fizyolojik performans eğrisini gözlemleyin Kaliteli iş çıkarmak Organizyonu hızlandırmak için araçlar Çalışma yaptığınız dosyayı 1x ele almak Mükemmeliyetçilikten kaçınmak Rasyonel telefon görüşmeleri Telefon blokları ile çalışmak (konuşmak için zaman belirlemek) Arama öncesi yeterli hazırlanılması Görüşmelerde liderliği elden vermemek Telefongörüşmesi olmayan boş zamanlar Geri arama teklifi Modern iletişim teknolojisinin kullanımı Hayır diyebilmek Şeffaf İlkeleri ve hedeflerin olması Etkileri tahmin etmek Hasar minimizasyonunu düşünmek İç sesini dinlemek Faaliyet planıyla ilgili kaygının karşılaştırılması Toplantılar / Konferanslar Hedefleri tanımla Katılımcıların doğru seçimi Disipline değer verilmesi Tartışma için çerçeve belirlenmesi Zaman çerçevesini belirt Yöntem kullanımı 1 sayfalık protokol prensipi Arızalar İleriyi düşünerek müşteri açısından değerlendirerek çözüm üretmek. Katılımcılar ile kurallar geliştirin ‘Management by Objectives’ yöntemini kullanmak ‘Managament by Delegation’ yöntemini kullanmak Önleyici anlaşmalar Erken uyarı sistemlerinin kurulması Düzensizlik/ Dosyalama Bitmemiş ve dosyalama için sınıflandırma sistemi Atık kağıt sepetini daha fazla Kağıt kullanmamaya çalışın E-Mail ve depolama Dijital arşiv kullanın Yöntemler & Açıklamalar A-L-P-E-N yöntemi A-L-P-E-N yöntemi, zaman yönetimi kavramıdır ve günlük rutininizi planlamanın bir yoludur. Bu yöntem (Lothar J. Seiwert’e göre) günlük bir program hazırlamak için günde birkaç dakika içinde uygulanır. Bu uygulama beş bölümden oluşur: A – Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren (işler, randevular ve planlanmış aktiviteler kaydedilir) L – Länge schätzen (süre belirlemek) P – Pufferzeiten einplanen (tampon zaman planmlanması) E – Entscheidungen treffen (Karar vermek) N – Nachkontrolle (takip etmek) Eisenhower prensibi Zaman yönetiminin önemli ve yaygın bir tekniği Eisenhower ilkesidir. Bu teknik ismini, prosedürü kendisinin kullandığı eski ABD Başkanı Dwight D. Eisenhower’dan alıyor. Eisenhower ilkesinin temel fikri, hedeflenen işlerin sınıflandırılmasıdır.  Ne yapacağınıza karar vermek dört kategoriye ayrılarak daha kolay olacaktır. Sınıflandırma iki parametreye dayanmaktadır: Bir Görevin Önemi: Hedefe ulaşmaya hizmet ederse, bir görev önemli kabul edilir. Sizi hedeflerinize yaklaştırmayan bir görev önemsiz kabul edilir. Bir Görevin Aciliyeti: Yakın gelecekte belirli bir tarihte amacınızı yitirirseniz, bir görev acildir. Eğer (yakın gelecekte) görevi tamamladığınızda fark etmezse, görev acil değildir. Yatay ve dikey eksende çizilen bu iki parametreyi kullanarak, görevler dört çeyreğe ayrılabilir. Eisenhower ilkesine göre, ilgili çeyreklerdeki görevler aşağıdaki gibi ele alınmalıdır: Önemli ve acil: Bu görevler, hedeflere ulaşma açısından en yüksek değere sahiptir. Bu yüzden hemen kendiniz yapmalısınız. Sadece bu görevlere dikkat ederseniz, görevlerin gerçekten yapıldığından emin olabilirsiniz. Önemli ama acil değil: Bu görevler hedeflerinize ulaşmak için de önemli olduğundan, kendiniz ilgilenin. Ancak, yakın gelecekte belirli bir zaman çerçevesine bağlı değildir. Bu nedenle, bu işin tamamlanması için kesin bir zaman belirlemek yeterlidir. Acil ama önemli değil: Bu görevler zamanında tamamlanmalıdır, ancak bu görevi kendiniz halletmeniz genellikle gerekli değildir. Eisenhower bu nedenle mümkün olduğunda bu çeyrekte görevleri devretmenizi önerir. Ne önemli ne de acil: Sizi hedeflerinize yaklaştırmayan ve yapıldığında alakasız olan görevler en düşük değere sahiptir. Bu görevler, şüphe durumunda geri alınabilir. Fizyolojik performans nedir? Fizzolojik performans eğrisi, çok basit bir fikre dayanmaktadır: Herkes, günün akışı boyunca farklı aşamalardan geçmektedir. Özellikle yüksek üretkenlik içeren bazı performans aşamaları vardır, ancak pratik olarak hiçbir şeyin yapılmadığı ve zamanın gerçekten sadece bir şey yapmadan pencereden veya monitörden dışarı bakarak harcanan tükenme aşamaları vardır. Management by Objectives Amaçlara göre yönetim. bir işletmede yönetimin ve çalışanların amaçlarını, ulaşacakları sonuçları, sorumluluk alanlarını birlikte belirledikleri ve dönemsel olarak bu amaç ve sonuçların gerçekleşip gerçekleşmediğini birlikte inceledikleri yönetim tekniği. Management by Delegation Yönetim tarafından  hem rutin hem de kapsamlı ve zorlu görevler bir yöneticiden bir veya daha fazla çalışana devredilir (yetkilendirilir). Bu görevlerin özel kapsamı ve belirli kilometre taşları, denetim otoritesi tarafından önceden belirlenir. Sonrasında, denetim otoritesi sadece başarı kontrolüne odaklanır. Kerem Erdoğan  
AdminAdmin

YORUMLAR